Вам необходимо управление электронной почтой? Рассмотрим следующую статистику:
Каждый день 15 000 000 000 электронной почты обменивается в Интернете. Средний бизнес-пользователь тратит не менее 2 часов в день на работу с электронной почтой.

Неудивительно, что почти каждый, кто использует электронную почту как основной способ общения, изо всех сил пытается справиться с объемом почты, которая приходит каждый день. Как вы можете взять под контроль ваш почтовый ящик? Как расставить приоритеты? Есть несколько простых шагов, которые можно предпринять, чтобы управлять своим почтовым ящиком.

1) Всегда читайте и отвечайте на последние сообщения в почтовом ящике. Когда приходит сообщение, читайте и действуйте. Есть три действия, которые вы можете предпринять — удаление, ответ на письмо или перенаправление. Примите соответствующий шаг сразу же после открытия почты. Не откладывайте ничего на потом. Промедление является одной из основных причин перегрузки электронной почты.

2) Позаботьтесь об обработке несрочных сообщений, скажем, перед обедом или перед выходом с работы. Большинство из входящих сообщений электронной почты можно прочитать один раз и затем быстро удалить. Фильтруйте и очищайте входящие сообщения, по крайней мере, раз в месяц.

3) Удаляйте или перенаправляйте сообщения после того, как вы прочли их. Удаляйте сообщения, действия по которым были приняты и которые больше вам не нужны. Оставляйте лишь те сообщения, на которые вы ответили, но они все еще необходимы для дальнейшего использования. Эффективное управление электронной почты требует, чтобы вы удержались от соблазна сохранять все сообщения навсегда.

4) Один из самых мощных советов по управлению электронной почтой. Вы можете создавать дополнительные папки в вашем почтовом сервисе электронной почты на основе определенных критериев. Это могут быть папки для конкретных клиентов, проектов и предметных областей. После того как вы получите письмо по электронной почте, переместите его в соответствующую папку, таким образом будет проще осуществить поиск нужного вам сообщения. Но не переусердствуйте и не создавайте слишком много папок внутри папки — копаться в них только принесет вам больше дополнительной головной боли.

5) Создание шаблонов для обычных ответов. Это позволит вам сэкономить много времени при отправке стандартных ответов, например, «благодарю вас за вашу обратную связь», или при отправке товара или корпоративной информации.

6) Автоматизация задач. Если вы всегда указывайте свои контактные данные при регистрации электронной почты, создайте файл подписи и используйте его, а не вводите его каждый раз.

7) Используйте панель предварительного просмотра, которую предлагают большинство почтовых программ. Вы можете определиться с вашими действиями на основе простого взгляда на панель предварительного просмотра электронной почты.

8) Откажитесь от группы списков, направляющие вам сообщения, которые вы не читаете регулярно. Если есть группы, частью которых вы хотели бы быть, но не хотите, чтобы их сообщения захламляли ваш почтовый ящик, измените настройки получения сообщений — таким образом, вы получите все сообщения только один раз в день.

9) Борьба со спамом. Используйте фильтры вашего почтового сервиса, чтобы избежать спама. Не тратьте время на ответ или даже чтение нежелательной почты — просто удалите их.

10) Потратьте некоторое время на изучение особенностей вашей почтовой программы, а затем настройте её для работы по вашему усмотрению. Большинство людей, как правило, используют только 20-30% возможностей программы.

11) Самый важный метод управления электронной почтой, это следовать изречению «поступай с другими так, как хотел бы, чтобы поступали с тобой». Воздерживайтесь от отправки и пересылки шуток и другой бесполезной информации. В свою очередь, попросите друзей и коллег прекратить отправку писем, которые вам не нужны.

12) Используйте различные адреса электронной почты, для разграничения и фильтрации различной информации. Подпишитесь на бесплатную учетную запись электронной почты на Yahoo / Google / Hotmail, которые можно использовать для групповых списков, регистрацию для загрузки программного обеспечения и утилит из Интернета, маркетинговых кампаний, чатах и досок объявлений. Используйте корпоративную электронную почту компании и подвергайте меньшей огласке личную электронную почту для общения с деловыми партнерами. Используйте личный почтовый ящик для общения с друзьями, родственниками.

В то время как электронная почта является отличным инструментом, его простота использования сделала ее уязвимой для чрезмерных злоупотреблений. Вот почему вы должны следовать методам управления электронной почты, чтобы не получить заваленного почтового ящика!